Whistleblowing System
Whistleblowing System
Kriteria Pengaduan
Jika Anda melihat atau mengetahui dugaan dugaan tindak pelanggaran yang telah terjadi atau akan terjadi yang melibatkan pegawai perusahaan, silahkan melapor ke Dewan Etik PT Indika Indonesia Resources melalui halaman Whistleblowing. Jika laporan anda memenuhi syarat/kriteria, maka laporan Anda akan diproses lebih lanjut.
What
Who
Where
When
How
Evidence
Tata Cara Pengaduan
Jika Anda melihat atau mengetahui dugaan dugaan tindak pelanggaran yang telah terjadi atau akan terjadi yang melibatkan pegawai perusahaan, silahkan melapor ke Dewan Etik PT Indika Indonesia Resources melalui halaman Whistleblowing. Jika laporan anda memenuhi syarat/kriteria, maka laporan Anda akan diproses lebih lanjut.
Periksa Kembali laporan Anda
Sebelum melaporkan pengaduan Anda di Whistleblowing System PT INDIKA INDONESIA RESOURCES, terlebih dahulu periksa kelengkapan pengaduan Anda apakah telah sesuai dengan kriteria pengaduan yang telah ditetapkan.
Isi Formulir Laporan
Klik menu “Report Now" yang terdapat di bagian navigasi dan lanjutkan dengan mengisi formulir pengaduan yang telah disediakan dan lanjutkan dengan menekan tombol “Submit".
Simpan Kode Pelaporan
Setelah mengirim pengaduan, Anda akan mendapatkan kode pelaporan yang memastikan Anda dapat masuk ke halaman khusus pelapor yang telah disediakan. Simpan dan jaga kerahasiaan kode pelaporan tersebut.
Pantau Pelaporan
Anda dapat memantau pengaduan yang pernah dikirim, membuat pengaduan baru dan juga dapat melakukan komunikasi secara langsung dengan Dewan Etik kami melalui email.
Pertanyaan Umum
1. Apakah kode pelaporan itu dan apa yang harus saya lakukan terhadap kode ini?
Nomor register adalah nomor yang digunakan sebagai identitas pelapor dalam melakukan komunikasi tidak langsung antara pihak pelapor dengan penerima laporan yang didapatkan setelah pelapor menyampaikan laporan pelanggaran melalui aplikasi WBS ini. Simpan dengan baik nomor register yang Anda peroleh, jangan sampai tercecer dan diketahui oleh pihak yang tidak berhak karena pelayanan untuk mengetahui status tindak lanjut pengaduan yang disampaikan hanya dapat diberikan melalui nomor register tersebut.
2. Apakah bentuk respon yang diberikan kepada pelapor atas pengaduan yang disampaikan?
Respon yang diberikan kepada pelapor berupa respon awal (ucapan terima kasih telah melakukan pengaduan) dan status/tindak lanjut pengaduan paling akhir sesuai dengan respon yang telah diberikan oleh pihak penerima pengaduan. Respon terkait dengan status/tindak lanjut pengaduan dapat dilihat dalam history pengaduan aplikasi WBS.
3. Apakah pengaduan yang saya berikan akan selalu mendapatkan respon?
Pengaduan yang Anda berikan akan direspon dan tercantum dalam aplikasi WBS ini dan akan diperbaharui secara otomatis sesuai dengan respon yang telah diberikan oleh pihak penerima pengaduan. Untuk dapat melihat respon yang diberikan, Anda hanya perlu memasukkan nomer register yang sudah dikirimkan di aplikasi ini dan Anda dapat melihat status pengaduan dalam history pengaduan sesuai dengan nomor pengaduan yang didapatkan. Sebagai catatan, pengaduan Anda akan lebih mudah ditindaklanjuti apabila memenuhi unsur pengaduan.
4. Apakah saya bisa membuat pengaduan lebih dari satu?
Anda dapat melakukan pengaduan lebih dari satu. Ketika telah selesai membuat satu pengaduan, Anda dapat membuat pengaduan terkait dengan dugaan pelanggaran dan/atau ketidakpuasan terhadap pelayanan yang diberikan lainnya dengan memilih “tambah pengaduan”. Masing-masing pengaduan akan mendapatkan nomor pengaduan yang berbeda.
5. Saya sudah mengirimkan pengaduan namun di kemudian hari saya ingin mengubah/menambahkan data terkait pengaduan yang saya lakukan, apa yang harus saya lakukan? Apakah harus membuat pengaduan baru?
Data yang sudah dilaporkan sebelumnya tidak dapat dilakukan perubahan namun Anda bisa menambahkan data lain terkait pengaduan dengan mengunggah data dalam bentuk dokumen, foto, video, dan lain sebagainya masing-masing dengan ukuran maksimum 10 MB. Untuk melakukan hal tersebut di atas Anda perlu membuat pengaduan baru dengan membuat remarks “data tambahan atas pelaporan Nomer: - masukkan nomer pelaporan sebelumnya-”.
6. Apakah saja yang dapat dilaporkan melalui system ini?
Anda dapat melaporkan dugaan pelanggaran terkait dengan bidang-bidang berikut:
Complaint Criteria
If you witness or recognize an alleged violation that has occurred or will occur which involves the Company’s employees, please report it to the Ethics Council of PT. Indika Indonesia Resources through the WBS page. If your report meets the criteria, then your report will be processed further.
What
Who
Where
When
How
Evidence
Complaint Procedures
The following is the procedure for submitting a complaint through our whistleblowing system:
Re-check your Report
Before submitting your complaint in the system, please check the completeness of the required information whether it has met our criteria.
Fill Out the Complaint Form
Click the “Report Now" menu in the navigation section and continue by filling out the Complaint Form that has been provided and continue by pressing the “Submit” button.
Save the Reporting Code
After submitting the complaint, you will receive a reporting code which allows you to enter to a special page for the reporting party. Save and keep the confidentiality of your reporting code.
Monitor the Report
You can monitor your submitted complaint, create new report and can also communicate directly to our Ethics Council through email.
Frequently Asked Question (FAQ)
1. What is reporting code and what should I do with this code?
Reporting code is a code used as the identity of the complainant for indirect communication between the reporting party and the Company, obtained after the reporter submits a violation report through this application. Keep the code safely, do not let it be scattered and known by unauthorized parties as the code is used to follow up the reporting status.
2. What is the form of response provided to the complainant?
The response provided to the complainant is a thank you note for reporting the case and also the status or latest update to the case. The status can be tracked in the application history in the system.
3. Will the complaint always be responded?
Complaint that you reported will be responded and listed in the application and will be updated automatically. You only need to input the reporting code to see the response and status of the case. As a note, your complaint will be faster to be responded if it meets the complaint criteria.
4. Can I submit more than one complaint?
You can submit more than one complaint if you have finished making one complaint by selecting “add complaint” for another alleged violation and/ or dissatisfaction with our service. Each complaint will have different code.
5. What should I do if I have submitted a complaint, but later on I want to change or add data regarding the case?
The reported data cannot be changed, instead you can add other data by creating a new complaint with remarks “additional data on xxx (reporting code)” in the form of documents, photos, videos, etc. with maximum size of 10 MB for each data.
6. What can be reported through this system?
You can report the following alleged violations:
Check your report status
e-Gift & Entertainment System